CRM-система: понятие, виды, основные функции

Современные компьютерные программы, онлайн-сервисы и приложения создают максимально простую и свободную среду для общения клиента и исполнителя (продавца). Ставший популярным термин CRM или customer relationship management с дословным переводом «управление взаимоотношения с клиентами», и есть та самая вспомогательная система, позволяющая персонализировать каждого клиента (проект) и увеличить продажи за счет работы с лидами.

Планирование бизнеса с CRM позволяет удержать уже существующих клиентов, предлагая им актуальные продукты и услуги, и привлечь новых. Системы активно применяют в компаниях с небольшим числом заказчиков и в довольно крупных организациях, где делопроизводство поставлено на поток. Такие системы как Битрикс24 и AmoCRM в Минске помогут систематизировать клиентскую базу и настроить работу внутри коллектива.

Несмотря на целевую прозрачность, ЦРМ имеет сложную архитектуру, состоящую из  модулей, каждый из которых отвечает за свой процесс. К примеру, фронтальная часть — обеспечивает обслуживание на точках продаж. В хранилище данных находится юридическая конфиденциальная информация о клиентах, а аналитическая подсистема позволяет анализировать сотрудничество, составляя список интересов.

С таким подходом заказчик будет уверен, что интересен вам, а менеджер проекта сможет в любой момент отследить историю звонков, покупок и совершенных сделок. Проектируют CRM-системы под каждую конкретную сферу бизнеса, учитывая его специфику. Если программа не отвечает направлению деятельности компании, то добиться видимых результатов будет сложнее.

Для чего используют CRM?

Заинтересованность клиента в услугах компании зависит от того, как сработала и продолжает работать команда специалистов. Поэтому отделы должны взаимодействовать друг с другом, имея представление обо всех ключевых и потенциальных заказчиках.

Единая база CRM-систем данных позволяет контролировать сотрудничество на любом этапе и принимать эффективные решения для удержания или привлечения клиента. Это значительно упрощает работу отделов компании, в центре которой находится клиент, а не интересы отдельного взятого сотрудника.

Выходит, что CRM используют для:

• увеличения объема продаж;
• улучшения сервиса предоставляемых услуг;
• оптимизации клиентской базы;
• повышения эффективности работы всех отделов компании.

Функционал CRM-систем и как они работают?

Выбор той или иной ЦРМ зависит от специфики бизнеса, количества клиентов и прочих факторов. Купить одну из самых дорогих программ и не пользоваться всем предложенным функционалом — глупо. Но и останавливаться на самой простой системе управления не стоит, поскольку расширение бизнеса может привести к потере данных или ограничению полезных опций.

Функциональные возможности CRM-систем можно свести к единому списку.

1. Создание единой базы контактов. Вносят информацию обо всех, с кем взаимодействуют сотрудники компании: клиенты, поставщики, подрядчики, партнеры и пр. Функция позволяет сократить время на поиск нужных данных, а также быстро освоиться новому сотруднику.
2. Отслеживание истории сделок. Подробная информация о каждой совершенной сделке хранится в базе системы, позволяя отлеживать эффективные факторы продаж. На основе историй можно составить «потрет» потенциального клиента, выделить самые результативные ходы и продавать еще больше.
3. Отчетность по сделкам. Клиент будет получать только актуальную и соответствующую действительности информацию о проекте. Для этого совершенно не обязательно личное участие менеджера. CRM упорядочит данные и сообщит клиенту о том, на какой стадии находится проект и что было сделано для его реализации.
4. Мониторинг конкурентов. Многие ЦРМ предлагают отслеживать бизнес конкурентов: нововведения, акции, количество клиентов или продаж за определенный период. Это нормальная практика в современной бизнес-среде. Быть осведомленным намного лучше, чем действовать вслепую.
5. Подготовка и рассылка писем внутри CRM: коммерческие предложения, отчеты и т.д. Работает это очень просто. Выбирайте шаблон письма, корректируйте его в соответствии с ситуацией и отправляйте клиенту. Многие рассылки автоматизированы: задайте периодичность отправки, система будет рассылать письма во время и точно по адресу. Есть и дополнительные функции. К примеру, в AmoCRM интеграция с почтой клиента позволит осуществлять рассылку и уведомление на e-mail, делая сотрудничество еще более интенсивным и открытым. В системах можно настроить рассылки видео, вебинаров, аудио-обращений — все это дополнительный функционал, за который, чаще всего, придется доплачивать.
6. Составление отчетов в различных формах. Отчеты позволяют прогнозировать дальнейшее сотрудничество и вселяют уверенность в работе компании. Есть автоматизированная отчетность для сотрудников, благодаря которой можно оценить плюсы и минусы в работе. Отчеты для клиентов составляются периодически, как гарантия успешного сотрудничества.
7. Планировщик встреч, мероприятий и задач. Ведущий менеджер может распланировать работу на месяц вперед и выставить ряд задач сотрудникам. Каждая из них будет появляться в хронике в заданный день и час.
8. Дополнительные функции для сегментации и упорядочения базы данных. Позволяют более точно понять, что и кому предложить. Особенно актуальны для тех организаций, которые предлагают большой спектр услуг.

Выбор CRM

Перед тем, как внедрить ЦРМ, необходимо изучить рынок и узнать о преимуществах и недостатках той или иной системы. Несмотря на стандартные принципы работы и наличие основных функций, системы различны и подходят для того или иного бизнеса.

Чтобы выбрать подходящую CRM, для начала:

1. Оцените наглядность системы. Пользователь должен четко видеть сроки выполнения задачи, адреса и информацию о клиентах. Если на экране приходится искать даты, имена, сроки окончания договора и наименования организаций, система устроены неудобно. Придется потратить время, чтобы привыкнуть и освоится в ней.
2. Узнайте о наличии функции контроля за выполнением задач. Важно для руководителей и проект-менеджеров. Чтобы не требовать у начальников отделов, либо самих сотрудников постоянной отчетности, просто установите систему с функцией контроля.
3. Опробуйте сервис и почитайте отзывы пользователей. Пробные или бесплатные версии ЦРМ позволяют оценить удобство пользования программой.

По точке доступа системы делят на

• online application или приложения, которые запускаются через интернет, большая их часть имеет мобильные версии и доступны с любого устройства;
• desktop application или приложения, которые работают только после загрузки и установки специального программного обеспечения.

Назовем список наиболее востребованных CRM-систем, признанных универсальными и легко подстраиваемыми под любую сферу деятельности.

• AmoCRM

Облачная система для эффективного ведения работы компаний малого и среднего бизнеса. Особенность и вместе с тем преимущество программы в том, что менеджер проекта может самостоятельно выбирать набор инструментов. Это делает систему универсальной, подходящей для различных сфер бизнеса. Наличие автоматизированных функций позволяет настроить персональную работу с клиентом, задействуя все каналы связи (телефон, факс, почтовая рассылка, соц. сети и др.).

AmoCRM обладает удобным и понятным интерфейсом, возможностью  прикреплять файлы и добавлять примечания к задачам. В системе легко создавать  отчеты и настраивать рассылку. При помощи мобильного приложения и доступа в интернет ЦРМ можно пользоваться в любом месте.

Бесплатная пробная версия (первый месяц) позволит оценить плюсы и удобство управления системой. Однако, если вы хотите получить от внедрения системы максимум эффективности, выбирайте платную версию со всем набором преимуществ. За внедрением и настройкой AmCRM обращайтесь к нам: https://gusarov-group.by/amocrm/ .

• Битрикс24.

Отличный выбор для крупных компаний. Система не только сегментирует клиентов и позволяет хранить большие объемы информации, но и грамотно планирует рабочее время с указанием сроков сдачи проекта. Программа предусматривает установку или работу в онлайн. Функционал Битрикс24 довольно огромен, что делает систему не самой дешевой.

Можно автоматизировать рассылку данных и контроль над выполнением задач, сочетать работу ЦРМ со сторонними программами, устанавливать права доступа,  импортировать данные и многое-многое другое. Узнать подробнее о работе системы и заказать ее внедрение в бизнес можно у нас ( https://gusarov-group.by/litsenziya-na-1s-bitriks24/ )

• Мегаплан.

Еще одна топовая CRM-систем для корпоративных задач. База данных позволяет хранить информацию о клиентах и осуществленных сделках, просматривать документацию и составлять финансовые отчеты.

Отличается простым интерфейсом и понятным, хотя и ограниченным функционалом. Бесплатную версию с минимальным набором функций и ограниченным количеством вносимых контактов используют небольшие компании. Для более крупных организаций лучше воспользоваться платной версией, либо выбрать другую CRM.

Среди платных систем, помимо перечисленных Мегаплана, Битрикса24 и AmoCRM, можно назвать менее популярные:

• Clientbase.ru — недорогая, но вполне удобная CRM, которую стоит выбрать для малого и среднего бизнеса. Бесплатная версия позволит оценить все ее преимущества и недостатки.

• Зеттаплан — российская разработка, доступный и понятный таск-менеджер, тарифы невысокие, зато нет ведения базы данных. Подойдет для работы с удаленными сотрудниками и контроля офисных работников.

• Еще одна программа — Avenuesoft.ru — активно позиционирует себя, как виртуальный офис, хотя до полноценной универсальной ЦРМ не дотягивает.
• Для небольших компаний, всего в несколько сотрудников (до 5 человек), можно использовать недорогую систему — Consileri.ru. Набор функций в ней ограничен, но есть постановщик задач и контролер.
• Если сфера деятельности фирмы — интернет-продвижение и SEO, обратите внимание на Semcrm.net. Программа адаптирована под потребности интернет-маркетологов и специалистов в области SEO.
• Для дизайнеров и рекламщиков лучшим выбором станет Sugartalk.net, поскольку система предлагает дополнительные совместные функции.
• К мощной, но не дешевой CRM можно отнести Rbs-crm.ru. Наличие дополнительных функций и возможность вести большую базу данных делает ее востребованной в крупных организациях.

Кроме платных систем, в сети предложена масса бесплатных CRM с набором стандартных функций и минимальной информативной базой. Стоит ли интегрировать их в работу своей компании? Решает руководство, однако порой лучше заплатить и работать с действительно эффективной платформой.

Среди бесплатных CRM есть онлайн-системы.

• Sails-crm.com с ограниченным числом контактов (до 500).

Sails-crm — система для построения взаимоотношений с клиентами, которая заточена под задачи малого бизнеса. В sails-crm включен базовый набор опций, но доступны настройки и разграничение прав доступа.

• Flowlu

• LiteCRM
• SuiteCRM

• «Клиентская база» — простая система с функциями приема заявок, обработки счетов, постановки задач и отчетов. В наличии справочник, хотя дизайн проработан слабо. Бесплатна до 10 пользователей.
• On-crm.ru (только до двух сотрудников, если количество работников выше — сервис становится платным).

Бесплатные CRM-системы, предназначенные для скачивания:

• Gallopercrm.ru удобна и понятна менеджерам по продажам. Активно используется фрилансерами.
• Teamwox.com можно скачать и работать бесплатно, только с ограничением пользователей в 10 человек.
• Icefall.ru часто используют для автоматизации работы интернет-магазина и то только одним пользователем.

Внедрение CRM-системы

В крупных компаниях, ориентированных на продажу многочисленных услуг вводят дополнительную должность — CRM-менеджер. В обязанности специалиста входит:

• создание и управление базой данных,
• взаимодействие с сотрудниками компании (постановка и контроль над выполнением задач),
• коммуникация с клиентами (проверка отчетности, ведение проектов и создание обратной связи),
• оценка эффективности и роста продаж.

В более мелких организациях эти функции может совмещать  руководитель отдела, либо сам директор.

Эффективность работы ЦРМ зависит не только от качества настройки системы и ее функционала, но и ответственности и профессионализма специалиста.

• Старайтесь вносить новые задачи в систему, не затягивая момент. Никаких промежуточных носителей. CRM должна стать записной книжкой и ежедневником.
• Все обращения от клиента, даже если общение происходило устно, фиксируйте в системе: замечания, пожелания, возможные изменения и пр.
• Следите за загруженностью сотрудников. Постарайтесь максимально одинаково нагрузить всех специалистов, контролируя сроки сдачи проекта или задачи.
• Некоторые ЦРМ избавляются от просроченных задач. Но это не значит, что переносить сроки сдачи можно бесконечно. Система может автоматически закрыть/удалить задачу, если сроки постоянно переносятся.
• Обязательно проведите инструктаж с коллегами о внедрении системы, особенно если собираетесь работать с платной ЦРМ. Допущенные ошибки и многочисленные просрочки приведут к дополнительным платам.
• Настройте статистику выполнения задач и сдачи проектов.
• При появлении новых услуг настройте автоматическую рассылку существующим и потенциальным клиентам.
• Регулярно просматривайте и обновляйте задачи в течение дня.

Небольшим компаниям можно внедрять бесплатные версии CRM, однако для полноценной работы с системой и оценки ее эффективности потребуется все же платная версия. Крупные организации смогут оценить результат работы системы уже спустя несколько недель, поскольку контролировать отдел продаж, выполнение задач и приток проектов станет намного проще.

Проблемы и вызовы при внедрении CRM-систем

Проблемы с адаптацией персонала

• Внедрение CRM-систем часто сопровождается сложностями в адаптации персонала, особенно если сотрудники привыкли к устоявшимся методам работы без автоматизации. Сопротивление изменениям может проявляться в нежелании изучать новую систему, что снижает общую эффективность внедрения. Обучение и мотивация сотрудников, пояснение преимуществ использования системы в их повседневной работе являются ключевыми аспектами для преодоления этого барьера.
• Эффективный подход к решению этой проблемы включает в себя проведение демонстрационных сессий, создание подробных руководств и частые тренинги. Важно также настройка CRM под специфические потребности отделов или индивидуальных пользователей, чтобы максимально упростить их ежедневную работу.

Технические проблемы

• На начальном этапе внедрения CRM-системы могут возникнуть технические сложности, связанные с интеграцией существующих баз данных и других IT-систем. Несовместимость данных может привести к ошибкам в работе CRM, что потребует дополнительных ресурсов на диагностику и устранение проблем.
• Решение технических проблем требует тщательной подготовки данных к миграции, использования профессиональных сервисов по интеграции и настройке системы. Важно также предусмотреть период тестирования CRM перед полным переходом на новую систему, чтобы минимизировать риски для бизнеса.

Затраты на внедрение и поддержку

• Внедрение CRM-системы может сопровождаться значительными начальными затратами, включая стоимость лицензий, аппаратного обеспечения (если не используется облачная модель), а также расходы на обучение и поддержку персонала. Для многих компаний это может стать барьером, особенно для малого и среднего бизнеса.
• Оптимизация затрат возможна за счет выбора подходящей модели CRM (например, облачные решения часто более бюджетные и легкие в обслуживании), а также планирования затрат на этапе подбора системы, чтобы избежать скрытых платежей в будущем.

Проблемы с данными

• Поддержание актуальности и точности данных в CRM — одна из основных задач после внедрения системы. Ошибки в данных, дублирование информации могут серьезно снизить эффективность работы системы и, как следствие, качество обслуживания клиентов.
• Чтобы минимизировать проблемы с данными, необходимо регулярно проводить аудит базы данных CRM, обучать персонал корректному вводу и обновлению информации, а также использовать инструменты для автоматической очистки и обработки данных.

Если нет возможности разобраться в работе той или иной системы, доверяйте ее выбор и  установку специалистам. Сегментируйте клиентов, тратьте время на работу, а не анализ рынка, предлагайте услуги/товар тем, кому это действительно нужно!